dinsdag 17 april 2012

Online documenten opslaan - veiligheid versus handigheid

Het onderwerp vandaag op Discussie Dinsdag was “Wat is veiliger/beter voor leerkrachten: Google Docs, Dropbox, of nog iets anders?”  In dit artikel een uitgewerkte samenvatting.

Als leraar kom je in de loop van een werkweek met heel wat documenten in aanraking. En waar laat je die dan vervolgens! Je kent het wel: rondslingerende documentjes op je bureau, stapeltjes in je postvakje in de personeelskamer of in je schooltas of documenten netjes in een map. Maar ja welke map dan ook al weer …!

Dat was ‘vroeger’! Nu valt het buiten ons blikveld, want we hebben alles digitaal! (Toch?) Geen rondslingerende papieren meer op je bureau! (Heb je eigenlijk nog wel een bureau nodig in de klas?) Alle documenten zijn netjes opgeslagen op de schoolserver! Wel lastig, want daar kun je thuis niet bij. Dus belangrijke dingen ook maar even op een USB-stick of naar jezelf doormailen! Toch best omslachtig …
Geen nood! Daarvoor hebben we nu de ‘cloud’! Online je documenten maken en/of bewaren, altijd bij de hand en in veel gevallen ook nog met verschillende devices (smartphone, tablet, laptop, pc, etc.)

De volgende vraag is dan: Wat gebruik je daar voor? Tijdens de discussie kwamen er verschillende voorbij: Google Docs, Dropbox, Live@Edu, SkyDrive, Evernote, Office365, SharePoint, Zimbra, Wuala, Qaleido, Strato, Box. Keuze genoeg! Het een is gratis, het ander betaald. In het ene geval heb je meer opslagruimte dan in het andere. En zo zijn er allerlei verschillen. Elke applicatie heeft zo zijn eigen voor en nadelen. Vanuit de discussie werd duidelijk, dat niet alles in alle omstandigheden of op elk device handig is. Als gebruiker zul je dus zelf proefondervindelijk moeten nagaan wat in jouw situatie en passend bij het doel dat je hebt het best te gebruiken valt.

Wat deze applicaties gemeenschappelijk hebben, naast het feit dat ze online overal beschikbaar zijn, is de optie om documenten met elkaar te delen en/of daar aan samen te werken. Dat kan zijn als collega’s onderling, maar ook met leerlingen, ouders of deskundigen. Dat biedt allerlei voordelen ten opzichte van papieren documenten, lokaal opgeslagen documenten of het rond mailen als bijlage. Die voordelen worden nog veel te weinig benut en ingezet. Voor een groot deel waarschijnlijk ook door onbekendheid. Belangrijk dus om de kennis hierover ook weer te delen binnen de school. Maak je veel gebruik van dit soort applicaties? Vertel er eens over aan je collega’s en geef ze een demo! Laat zien en vertel wat het je oplevert!
Een schaduwkant is er ook. Dat is namelijk de vraag: Zijn al deze applicaties ook veilig en dan met name veilig gezien de inhoud van de online opgeslagen documenten? De aanbieders van deze online opslagmogelijkheden hebben ook zo hun belangen. Welke zijn dat? Wat zijn de voorwaarden om gebruik te mogen maken van hun diensten? Wat krijgen ze er voor terug? Hoe zit het met de beveiliging? Is de inhoud van de documenten afgeschermd voor zoekmachines?

Het is verstandig om jezelf dit soort vragen te stellen wanneer je gebruik gaat maken van dergelijke faciliteiten. Weet aan wie je wat toevertrouwd. Vraag jezelf ook af in hoeverre elk document geschikt is om online ergens op te slaan. Met name als het gaat om documenten waarin sprake is van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie is het zaak om hier zeer bewust mee om te gaan. Ook in het onderwijs geldt het recht op bescherming van persoonsgegevens. Het College Bescherming Persoonsgegevens stelt op hun website en bij mondelinge navraag, dat online opgeslagen gegevens beveiligd moeten zijn met een wachtwoord en niet vindbaar mogen zijn door zoekmachines. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de school. Die heeft dus ook de verantwoordelijkheid om na te gaan, dat waar schooldocumenten digitaal worden opgeslagen, dit op een veilige manier gebeurt.

Naast het feit, dat ieder vooral zijn of haar gezonde verstand moet gebruiken, zou een advies kunnen zijn om binnen de school in een protocol afspraken te maken over welke documenten in elk geval niet in dergelijke omgevingen mogen worden opgeslagen. Buiten die documenten om kan dan de regel van het gezonde verstand gelden. Dat laatste is een regel van alle tijden: Welke documenten neem je in je schooltas achterop de fiets mee naar huis? (Met het risico bijvoorbeeld, dat je ze onderweg verliest of in de trein laat liggen.) Wat ligt er open en bloot zichtbaar op je bureau ter inzage voor binnenwandelende ouders of leerlingen? In dat opzicht is er niets nieuws onder de zon!

Terug naar de voordelen. Een leuk voorbeeld om mee af te sluiten. Een leerkracht van groep 8 maakte met Google Docs een inschrijfformulier voor de 10-minuten-gesprekken. De opkomst steeg van minimaal naar 90%! Reden? De ouders komen niet meer naar school om hun kinderen weg te brengen en kunnen zich dus niet inschrijven. Met een digitaal formulier is die hobbel weg en de betrokkenheid in die zin weer terug! Zo éénvoudig kan het zijn! Doe er je winst mee!

Was je niet in de gelegenheid om mee te doen met de discussie, maar heb je wel een standpunt hier over? Reageer dan op dit blog, via de LinkedIn-groep De toekomst voor onderwijs en ICT of via Facebook.

Heb je zelf een suggestie voor een interessant discussie-onderwerp? Mail naar discussiedinsdag@gmail.com om het door te geven. Op discussiedinsdag.yurls.net vind je alle tijdens de discussie genoemde linkjes en ook die van alle voorgaande discussies.

Aan deze discussie deden de volgende Tweeps mee:
@rinusd, @Netwijs , @compie67 , @GuusBouwhuis71 , @serverloos , @pietvsz , @JufBica , @pwrooij , @HvanSchie , @PvanKlaveren , @trendmatcher , @Marathonkeje , @carlovharen , @Sjaboepaan , @MKnoppert , @jaap_w , @hpwork

Volgende week weer een nieuwe discussie over een nieuw onderwerp!
#netwijs Discussie Dinsdag: elke dinsdag tussen 12.00 uur en 13.00 uur op Twitter. Discussieer mee over Onderwijs en ICT!

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen